Ady Alumni Platform – Tervezési Áttekintő

A kérdőív kérdéssorának összeállítása, a kérdőív technikai összeállítása, a kérdőív eljuttatása a célcsoport számára, majd kimutatás készítése a beérkezett eredményekről.

A kérdőív kérdéssorának összeállítása, a kérdőív technikai összeállítása, a kérdőív eljuttatása a célcsoport számára, majd kimutatás készítése a beérkezett eredményekről.

A javasolt nevek és szlogenek közösségi visszamérése kérdőíves formában, majd a beérkezett eredmények kiértékelése.

Az arculat megtervezése, a szlogen és a közösség nevének meghatározása, valamint az offline és online kreatívok legyártása – a részletes elemlistát az Arculati útmutató és segédtábla dokumentum tartalmazza.

A nem moduláris oldalak testreszabása, a feltöltendő szöveges tartalmak megírása, design és arculat készítése, lektorálás, valamint a tartalom feltöltése a platform keretrendszerébe.

A megtervezett weboldal-tartalom és design közös átnézése munkatárs bevonásával, mielőtt a további építkezés (csoportstruktúra, adatkörök, modulok) ráépül.

A platformon létrehozandó csoportok (évfolyam, egyetemi, sport/hobbi, tematikus, külföldi közösségek stb.) kategóriánkénti struktúrájának összeállítása.

A felhasználói profil teljes adatmező-struktúrájának kialakítása szerepkörönként: mely adatot kérünk be, milyen formában, mikor, kötelezően vagy opcionálisan.

A kialakított adatmező-struktúra és a regisztrációs folyamat közös kipróbálása munkatárs bevonásával, mielőtt a szerepkörök és jogosultsági szintek véglegesítésre kerülnek.

A platform szerepköreinek (Alumni, Tanár, Szülő, Barátok, Admin), tagsági állapotainak és az egyes szerepkörökhöz tartozó jogosultsági szinteknek a meghatározása.

Az Adatkezelési tájékoztató és az Általános Szerződési/Felhasználói Feltételek dokumentumok összeállítása, az Intézmény sajátosságaira szabva.

A platform elérhető moduljainak felmérése, státuszuk (aktív / aktiválható / nem elérhető) meghatározása, és javaslattétel a bevezetéshez érdemes modulokra.

Releváns modulok aktiválása, az automatikus e-mailek szövegezése, az adminisztrátorok jogosultsági szintjeinek beállítása, adminisztrátorok létrehozása, a felhasználói szerepkörök és jogosultsági szintek létrehozása, az aktivitási modulok testreszabása (üzenőfal, hírek, esemény, tagság, médiaközpont, álláshirdetések, adományozás modul), a regisztrációs és hitelesítési folyamat beállítása, a felhasználói adatokhoz és adatkérésekhez tartozó feltételek meghatározása, valamint az arculati testreszabás.

Az automatizált e-mail kommunikáció tartalmi és időzítési tervének elkészítése, majd technikai beállítása a platformon.

A platformon szükséges, CTA (call-to-action) gombhoz kötött kitöltendő űrlapok (pl. kapcsolatfelvétel, jelentkezések, igénylések) mezőinek kialakítása és technikai beállítása, valamint az Intézmény döntése alapján a további javasolt űrlapok aktiválása.

Az iskolai oldalakról (galéria, hírek, események, álláshirdetések) a szükséges és releváns tartalmak átmentése és feltöltése a platformra.

A már meglévő alumni adatbázis strukturált átvétele az Intézménytől, majd feltöltése a platform felhasználói adatbázisába.

Személyes oktatás tartása, valamint videó alapú oktatási anyagok rögzítése és átadása az adminisztrátorok betanításához.

A platform elkészült elemeinek (modulok, regisztráció, jogosultságok, e-mail automatizmusok stb.) végigtesztelése, mielőtt a platform élesre kapcsol. Ez egy kritikus checkpoint közvetlenül az élesítés előtt.

A platform indulását támogató kommunikációs terv célja, hogy az alumni közösség időben értesüljön, megértse az előnyöket és aktívan bekapcsolódjon. Meghatározásra kerülnek a célcsoportok, a fő üzenetek és a kommunikációs csatornák (pl. e-mail, közösségi média, iskolai hírlevelek). Az akcióterv tartalmazza az időzített kampányokat, a bevezetést támogató aktivitásokat és a hatékonyságmérés módját.

Az alumni platform és az Intézmény hivatalos weboldala közötti linkelés és vizuális összehangolás kialakítása.

A platform tényleges élesre kapcsolásának időzítése, egyeztetése — szükség esetén egy szűkebb körű soft-launch, majd ezt követően a teljes megnyitás az alumni közösség számára.

A sikeres működtetés érdekében konkrét célszámok kerülnek meghatározásra, például regisztrációs arány, aktivitási szint és elköteleződési mutatók. A közösségmenedzsment checklist tartalmazza a rendszeres tartalomfrissítést, a felhasználói interakciók ösztönzését és az alumni kapcsolatok ápolását.